1./ 5S là gì?

5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

- Sàng lọc – Sort : là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.

- Sắp xếp – Set in order : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.

Sạch sẽ – Shine : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.

Săn sóc – Standardize : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.

Sẵn sàng – Sustain : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Từ các văn phòng, công trường đến các nhà xưởng, nơi nào có hoạt động thì cũng cần sắp xếp, phân loại. Phương pháp 5S giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các văn phòng, nhà xưởng. Nó tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng hiệu suất lao động. 

2. Vì sao phương pháp 5S ngày càng phổ biến

Phương pháp 5S áp dụng được với mọi loại hình tổ chức. 5S phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Dù là ai thì cũng ưa thích sạch sẽ, tiện lợi và ngăn nắp tại nơi làm việc. Đó là lý do phương pháp 5S trở lên phổ biến. Người Việt Nam thường không có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên. Họ thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc. Các công ty ở Việt Nam nói riêng và các nước nghèo, đang phát triển đều thường gặp phải một số vấn đề như:

- Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng Không ngăn nắp.

-Khi cần dùng đến đồ thì không tìm thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn. Gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ mới.

- Lãng phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ…

-Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều. Giao hàng chậm trễ

- Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động được. 

-Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi ảnh hưởng sức khỏe.

- Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố.

-Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao.

Một số công ty đang xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S là bước bắt buộc. 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.

3. Quy trình 5S thực hiện ra sao?

Seiri – Sàng lọc

Sàng lọc Nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”

Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện, xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không. Hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó.

Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ.

Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó. Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học.

Seiton – Sắp xếp

Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng.

Bước 1: Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.

Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp. Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên.

Bước 3: Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc tìm kiếm.

Bước 4: Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố. Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng. Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…

Seiso – Sạch sẽ

Một môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục. Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch đẹp. Đây còn là bước để kiểm tra cho tổ chức. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.

Seiketsu – Săn sóc

Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể. Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc. Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định. Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.

Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là bước khó khăn bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen. 5S tạo ra bầu không khí lành mạnh và thoải mái cho nhân viên. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S. thực hiện 5s

4. Lợi ích khi thực hiện 5S tại nơi làm việc

Phương pháp 5S sẽ tạo ra các thay đổi kỳ diệu trong công ty. Khi tìm hiểu xem 5S là gì, bạn sẽ biết được những lợi ích to lớn của 5S với doanh nghiệp. 5S giúp loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc. 5S giúp sắp xếp môi trường làm việc tiện lợi, khuyến khích tinh thần tập thể. Từ đó giúp nhân viên có thái độ lao động tích cực và trách nhiệm hơn.

5S làm:

- Nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp hơn.

- Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến.

- Tạo kỷ luật cho tổ chức

- Hỗ trợ công việc dễ dàng hơn.

 - Đem lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh.

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn .

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

P – Productivity: Cải tiến năng suất lao động

Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm

C – Cost: Giảm chi phí sản xuất

D – Delivery: Giao hàng đúng thời gian

S – Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên

M – Morale: Nâng cao tinh thần làm việc

5. Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành :

5S Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ

Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết.

Tiến hành đào tạo

Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của 5S là yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.

Tự nguyện tham gia

Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.

Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Chu trình thực hiện 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến công tác quản lý của tổ chức. 5S áp dụng đầu tiên tại Toyota ở Nhật Bản. Với nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển, 5S đang dần phổ biến tại Việt Nam. Những lợi ích to lớn từ 5S mang lại tạo ra các hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh công ty hiệu quả mà tốn ít kinh phí.  Tìm hiểu xem 5S là gì, các bước thực hiện 5S để có thể áp dụng thành công là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp hiện nay.